Sistemas para a operação
Antes de trocar a planilha por um sistema, leia o que ela registra
Há alguns meses tive contato com uma empresa que fatura R$ 200 milhões por ano. A área financeira inteira rodava em planilhas. Minha primeira pergunta foi se eles nunca tinham tentado um sistema financeiro de prateleira.
Tinham tentado uma dezena, cada um com uma promessa diferente. Nenhum cobriu a área financeira por inteiro, e a planilha foi ficando, sistema após sistema.
Se a sua operação também tem uma planilha que sobreviveu a todos os sistemas, a pergunta seguinte costuma ser a mesma: troco por outro sistema? O que dá para automatizar? Este texto é sobre o que fazer antes de responder.
A planilha venceu por se adaptar
A planilha resistiu porque se adaptava às regras reais daquela operação. Os sistemas de prateleira foram desenhados para as regras que a maioria das empresas tem em comum.
Cada sistema testado resolvia boa parte do trabalho e deixava de fora as exceções que a equipe tratava todo dia. Como as exceções não sumiam, a planilha seguia aberta ao lado do sistema. Em casos assim, ela acaba sendo o lugar onde o trabalho acontece de fato.
Numa área financeira, as regras que mais pesam costumam ser de dois tipos. O primeiro vem do negócio e muitas vezes está ligado à forma como a empresa escolheu mostrar os números. Um custo que pode ser "ativado", na linguagem do financeiro, deixa de entrar de uma vez no mês e é diluído ao longo do tempo, porque passa a ser tratado como um ativo que vai trazer benefício econômico no futuro. O segundo vem de cada time. No marketing, parte dos gastos conta como custo de aquisição de clientes e vai para uma linha própria do DRE; outra parte conta como marca e vai para outra linha. São escolhas da empresa, e nenhum sistema pronto vem com elas.
Por isso procurar o próximo sistema, a reação mais natural, tende a repetir o resultado. Faz mais sentido começar pela planilha.
Três coisas que a planilha registra
A planilha guarda as regras da operação que ninguém escreveu em outro lugar. Elas entraram uma de cada vez, conforme a operação precisou delas, e quase sempre deixam três marcas:
- a coluna que alguém acrescentou à mão e virou obrigatória;
- a aba paralela que existe só para tratar uma exceção;
- a conta refeita toda vez, porque o caso real nunca é o padrão.
Cada marca é uma decisão da empresa que ficou guardada no único lugar flexível o bastante para recebê-la. Nenhuma estava prevista num produto pronto, e todas precisam caber no que vier depois: processo, ferramenta, integração ou sistema sob medida.
Quem troca a planilha sem ler o que ela registra obriga a equipe a descobrir as mesmas regras de novo, desta vez dentro de um sistema que não as previu.
Regra decidida ou regra improvisada
Pode virar automação a regra que já está decidida. A que ainda é improviso precisa ser redesenhada antes de entrar em qualquer sistema.
Ao ler a planilha, cada regra cai num de dois grupos:
| Pode virar automação | Precisa de redesenho antes |
|---|---|
| Repete do mesmo jeito toda vez | Nasceu como exceção e virou rotina |
| Tem alguém que responde por ela | Só uma pessoa da equipe sabe explicar |
| Dá o mesmo resultado, não importa quem faça | Obriga alguém a refazer a conta à mão |
Automatizar o primeiro grupo tira da equipe um trabalho repetido. Automatizar o segundo grupo grava a gambiarra dentro do sistema, onde ela fica mais difícil de mudar. Na planilha, pelo menos, a regra ainda podia ser corrigida sem mexer no sistema.
O que vem depois da leitura
O sistema vem depois da leitura, e a forma dele depende do que ela mostrar.
Às vezes basta redesenhar o processo e continuar com a ferramenta que a empresa já usa. Às vezes um sistema pronto resolve, desde que alguém tenha decidido antes o que fazer com cada exceção. Quando as regras que sustentam a operação são justamente as que nenhum produto previu, o caminho pode ser integrar o que já existe ou construir sob medida só a parte que é da empresa.
Sem essa leitura, o próximo sistema de prateleira costuma esbarrar nas mesmas exceções que os anteriores deixaram de fora.
Por onde começar
O começo é separar o que já está decidido do que ainda precisa ser decidido. Antes de falar de sistema, é isso que eu faço.
Primeiro entendo o fluxo: como a equipe trabalha e como cada informação chega até a planilha. Depois pergunto por que escolheram aquelas informações, o que a planilha atende bem e do que sentem falta. Também quero saber como ela surgiu, que necessidade a criou e quem a montou. E converso com quem a alimenta e com quem a lê.
Se a sua empresa tem uma planilha que sobreviveu a todos os sistemas, ela é o melhor ponto de partida para essa leitura. É o trabalho que a fiver.digital faz em Sistemas para a operação.